Preguntas Frecuentes

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¿Quién firma la renovación de la Junta Directiva en una asociación?

Hay que distinguir dos documentos elaborados en distintos momentos. Por un lado, tenemos el acta de asamblea, donde se decide la modificación de cargos. Lo suyo es que firmen, si es posible, los cargos salientes con los entrantes; así se podrá evitar desacuerdos entre unos y otros. Además, la firma de los cargos salientes ratifica que todo se está haciendo por los cauces normales.

A parte de quiénes firman el acta, hay que determinar quién la tiene que redactar. Lo suyo es ver qué pone en los estatutos de la asociación. Lo más común es que el acta lo redacte el secretariado saliente, pues los nuevos cargos entran en vigor a partir de la siguiente reunión. También puede poner en los estatutos, que la posesión del cargo son inmediatamente tras la elección… es decir, en este caso, sería función del nuevo secretariado.

¿Cuándo hay cambio de cargos, hay que registrarlo?

La respuesta sí. Cuando hay cambios de cargos se debe notificar al registro. La notificación del registro lo tiene que hacer el nuevo secretariado, y para ello deberá elaborar un certificado donde notifique el cambio de cargos. El certificado habrá que llevarlo al Registro de Asociaciones de Madrid (Gran Vía 18), allí os entregaran el pago de tasa (22.98€) y tendréis que ir a pagarlo al banco (cruzando la calle, hay una Caixa donde lo podéis pagar; después tendréis que volver al registro entregando el justificante de pago. A continuación os dejamos el enlace donde podréis encontrar todos los documentos (web). Una vez entregada la documentación, hay dos opciones para que os llegue el certificado del nuevo registro emitido por el registro: a) podéis poner una dirección postal; b) podéis recogerlo en mano, pasado unos 10 días en Gran Vía 43.

¿Cuáles son las diferencias entre una asociación, una fundación y una cooperativa?

Las dos primeras son sin ánimo de lucro, las dos últimas requieren de un capital inicial para constituirse (60.000 € y 3.000 € respectivamente, aunque esto puede variar dependiendo de la normativa autonómica). Tanto una asociación como una cooperativa requieren de un mínimo de 3 socios iniciales. La asociación puede trabajar para conseguir cualquier objetivo legal, la fundación ha de hacerlo con objetivos de interés general y la cooperativa exclusivamente para el interés de los socios.

¿Cuál es el número mínimo de personas para constituir una asociación?

Tres. No hay un máximo para que los socios son un elemento fundamental en la constitución de una asociación y se entiende que la voluntad de toda asociación es unir el mayor número de personas posible para defender e impulsar su proyecto.

¿Cuántas personas pueden formar parte de la junta directiva?

Mínimo dos personas: presidente y secretario. No hay máximo, pero se aconsejan grupos reducidos para facilitar las reuniones y la toma de decisiones.

¿Es necesario que todos los miembros de la junta directiva sean socios?

Sí.

¿Los miembros de la junta pueden recibir retribución económica?

No. La ley establece la gratuidad de los cargos, aunque tienen derecho al anticipo y al reembolso de los gastos debidamente justificados.

¿Los miembros de la junta pueden estar contratados por la asociación?

Sí. Si trabajan para la asociación haciendo tareas que no sean propiamente las de la junta directiva, se contratará / retribuirá debidamente. El número total de miembros de la junta que trabaje para la asociación no puede superar la mitad de los que integran el órgano.

¿Cuál es el contenido mínimo que debe contener un acta?

La fecha y el lugar de la reunión, el orden del día, los asistentes, un resumen de los asuntos tratados, las intervenciones de las que se haya pedido constancia y los acuerdos adoptados, con indicación del resultado de las votaciones y de las mayorías con que se han adoptado. Las actas deben ser redactadas y firmadas por el secretario, con el visto bueno de quien haya ocupado la presidencia, y se aprobarán, en su caso, en la misma reunión o en la siguiente. De la custodia del libro de actas se encarga el secretario.

¿Qué obligaciones legales debe cumplir una asociación?

Entre otros, y siendo las más importantes, contratar debidamente los trabajadores, estar al día de las obligaciones fiscales y llevar al día los libros legales:
-Libro de registro de los asociados: altas y bajas de todos los socios inscritos en la asociación.
-Libro de actas: figuran las reuniones de las asambleas generales y los demás órganos de la asociación, como la junta directiva.
-Libro de voluntarios: colaboradores en régimen de voluntariado de la asociación.
-Libros de contabilidad: si la asociación no está obligada a presentar el impuesto de sociedades, sólo tiene que gestionar un libro de caja donde se detallen los ingresos y los gastos. Sino, también debe tener un libro diario y un libro de inventarios y cuentas anuales.

¿Una asociación puede tener beneficios?

No. Puede obtener ganancias, pero con la obligación de reinvertirlos en la finalidad social, sin que se puedan repartir en ningún caso entre los asociados ni ceder gratuitamente a personas físicas determinadas o a entidades con ánimo de lucro.

¿Una asociación puede facturar?

Sí. Debe solicitar un NIF en Hacienda (www.aeat.es) y cumplir las obligaciones fiscales.

¿Una asociación se puede disolver?

Sí. Si se produce alguna de las causas que establece la ley o los estatutos, la asamblea general deberá adoptar el acuerdo de disolución. En este acuerdo aprobado por la asamblea se adjudicarán los bienes sobrantes a otras entidades sin ánimo de lucro de acuerdo con lo previsto en los estatutos. Por último, la disolución se comunicará al Registro de Entidades.

¿Qué libros son obligatorios en una asociación?

Una asociación debe tener mínimo tres libros: el libro de actas, de socios y de cuentas. El primer libro, se debe comprar en la papelería y registrarlo. En cambio los libros de socios y cuentas no es necesario tenerlos en formato físico, es válido en formato online. De ser así, a final de cada año se debe imprimir, encuadernar y debe estar firmado por todos los miembros de la junta directiva y con el sello de la asociación.

¿Quién debe autorizar el uso de un dato de un menor?

Si el participante tiene menos de 14 años, deben ser sus padres/tutores quienes firmen la autorización del uso de esos datos. En cambio, si tiene 14 o más años debe ser el propio participante quién autorice el uso de sus datos; por ejemplo, a la hora de subir una foto del participante, de enviar un email con publicidad de actividad, etc.

¿Puedo usar libremente imágenes de Internet en la asociación?

No. Por tanto, aunque localicemos una imagen publicada en Internet y sea totalmente accesible, no debemos presuponer que nuestra entidad la puede usar libremente. El hecho de reconocer la autoría sólo cumple con los derechos morales, pero no con los patrimoniales, para los que deberemos contar con autorización de quien disponga de dichos derechos (a veces no es ni el autor porque los ha cedido a cambio de algún tipo de acuerdo).

¿Qué imágenes podemos usar sin riesgos?

Las obras bajo licencias Copyleft. Son un grupo de licencias establecidas por el autor/a con el objetivo de informar a quien recibe una copia de la obra bajo que términos puede usar, modificar o redistribuir dicha obra.

Obras bajo licencia Creative Commons. Esto no significa que no tengan copyright, sino que ofrecen de antemano (sin necesidad de consentimiento a través de un acuerdo) algunos derechos a terceras personas bajo ciertas condiciones.

Obras de Dominio Público.  Significa que las obras pueden ser explotadas por cualquier persona. Habitualmente una obra pasa a ser de dominio público 70 años después de la muerte del autor. Por ejemplo, este 2016, las obras de Lorca y Valle-Inclán pasan a ser de Dominio Público (Olé!).

En el tema que nos ocupa, las imágenes, hay multitud de bancos de recursos que podemos usar sin riesgo legal. Algunos de los que consulto habitualmente son los siguientes, ¡esperamos os sean de utilidad!

¿Una persona puede tener varios cargos en la Junta Directiva?

Puede ser y se da. El que sea o no posible que se den varios cargos en una misma Junta Directiva hay que remitirlo siempre a los estatutos, puesto que es la norma fundamental de la asociación y existe un margen de libertad grande en su redacción.

Para una determinada asociación, podría ser razonable determinar que el cargo de tesorero y presidente sean incompatibles, por ejemplo, como una forma de distribuir la responsabilidad y no acumular demasiado poder en la misma persona.

No deben coincidir en la misma persona el cargo de presidente y secretario. No es tanto cuestión de discutir si legalmente tiene cabida o no, sino que no resulta en absoluto práctico. La “persona con capacidad de certificar los acuerdos” (la ley 1/2002 evita llamarla “secretario”) y el presidente son los únicos cargos que menciona esa ley. Eso parece presuponer que se trata de personas diferentes. En cualquier caso, existen trámites en los que un documento debe llevar firma de ambos y, en caso de ser la misma persona, lo más probable es que el trámite se paralizara porque le generase un conflicto sin solución al funcionario de turno. Así que secretario y presidente, personas distintas.

Por lo tanto, los cargos que sí pueden ir en conjunto es el de secretario y tesorero. Aunque para formar una asociación, se necesitan tres personas… una de ella podría estar libre de cargo práctico. Pero lo más recomendable, es repartir los tres cargos principales.